5 个任务管理技巧

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Oct 28, 2020
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生活
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译自:電腦玩物站長 Esor
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译自:電腦玩物站長 Esor

1.为任务设置「有截止时间」的「阶段性成果」

截止时间
在家工作,可能没有交期,没有人在旁边随时要进度,很多事情就开始不知不觉拖延,给自己设定一个截止时间,当作客观的压力。
阶段性成果
如果我直接设定今天要写完一篇文章,难度太高,**难度超过自己掌握,就很容易拖延**,这时候可以把任务分成几个阶段性成果,逐段推进。
例如,如果要写一篇文章,就设定今天要把大纲资料全部整理完成,这是一个自己可以做的到,有截止时间,也看得到阶段性成果的任务,给自己能够负荷的正向压力,让在家工作时,遇到有弹性,可掌控的时间,我们知道要全力投入到这个任务上。
如果提早完成,就继续推进这个任务的下一个阶段性成果。

2.每个任务要拆解出步骤清单

什么是拆解出步骤清单?例如写一篇文章,可以把它拆解成:设计一个好题目、列出目前想法大纲、研究相关文章、回头修改大纲、补充相关案例、设计教学方法、制作图表、写好开场白、写出草稿。
在家工作的环境,可能比办公室更容易收到干扰,我没办法一直安排那种周末半天完全不理家人,只做自己工作的时间,但是如果可以列出步骤清单,我就能充分利用随时出现的零碎空挡,每次充分推进一个小步骤
其实空挡时间比我们想象的多,只是很零碎,如果能够充分利用,累积起来就有足够完成任务的时间。

3.利用计时工具做统计反省

有时候觉得自己的工作产能很低,好像很忙碌,却不知道自己到底在忙什么,真正重要的任务反而没有时间做,我会利用时间计时的工作,当开始做某个工作时,按下计时器,暂时离开就暂停,看看自己到底花了多少时间,这样计算一两个礼拜后,就可以在一个统计报表上,看到自己每周真正的工作时间,以及在不同任务分配的时间,就可以看到自己到底把时间花在哪了。

4.准备移动端也能工作的工具

一个任务中,确实有些步骤是必须回到办公桌才能执行,但有些步骤不是,所以我们前面有一个任务拆解步骤的方法,让我们知道哪些步骤是在办公桌在能做,但哪些步骤在移动端也可以快速完成。例如要写一篇文章,大纲、故事就可以在移动端处理,只要在移动端有一个易用的工具就行,这样以来,我们就可以更适应那些不是非常完美的工作环境,也都可以逐步的推进我们的工作任务。

5.设定要被保护的时间

要注意的是,这个保护时间,应该要和我们的家庭生活环境来配合,指那些不影响他人,但如果不保护起来,自己也没办法好好利用的时间,例如,晚上小孩睡觉后的一两个小时空挡,小孩午休时的空挡。保护时间的意思是,在这些时间中,只执行那些设定好的重要任务,不安插其他的杂事

生活和工作如何平衡

如果生活任务和工作任务混合,如何达到生活的平衡呢?前面 5 个技巧,都是用工作性质的任务来举例,其实同样的方法,用在生活目标性质的任务一样有效。
我们从头梳理一遍,如果是生活目标,我们有没有为生活目标设定有截止时间的阶段性任务呢?例如,想要研究烘焙蛋糕,一个有截止时间的阶段性成果,是在小孩今天生日前帮他做一个生日蛋糕,然后这个礼拜要先学会做戚风蛋糕,下个礼拜,要练习在蛋糕上涂奶油,再下个礼拜,要作出一个夹芋泥馅的奶油蛋糕,不断的往前推进每一个阶段性成果,当生活目标也可以设定有截止时间的阶段性成果,你会发现,时间更好的被利用并投入在那些以前都没办法推进的生活目标上面。
更进一步,有没有为生活任务拆解出步骤清单呢?如果我这个礼拜必须要练习做一个戚风蛋糕,有哪些步骤要做?要去研究一下网络上的食谱、要列出自己的食谱、列出食材的清单、买好烘焙器材,如果这些步骤没有拆解出来,没有利用平时的空挡时间去做,到了周末,什么都还没开始,那就算我有两个小时的空挡时间,也做不出一个戚风蛋糕了。
我们的空挡时间就是被这样浪费掉的,我们当然也可以为生活目标保护时间,例如每天洗澡后,陪小孩读故事书的时间,这是固定的家庭时间,必须把这个时间保护好,先保护好,才不会随意安插更多杂七杂八的事情。
同样的处理流程,帮助我们推进工作目标,也推进生活目标,如果工作上的重要目标能够达成,生活中的重要目标能够推进,那么自然就是工作与生活的平衡了。

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